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4.1 Este procedimiento debe ser aplicado para proveer vacantes de la Administración Central y del Sistema General de Participaciones, por lo tanto una vez verificada la planta de personal de la Administración Central sin que ningún funcionario cumpla requisitos se procederá a verificar la planta del SGP y viceversa.
4.2 DEFINICIÓN ENCARGO: El encargo, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, se define como situación administrativa y como una forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de éstos.
Esta situación administrativa permite designar temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
Para el presente proceso de encargos, el servidor público de carrera deberá asumir totalmente las funciones del empleo en el cual será encargado, por lo tanto deberá desplazarse a la dependencia o área donde se encuentra la vacante.
Es importante resaltar que de acuerdo con la normatividad vigente en la materia, la facultad para proveer mediante encargo los empleos en las entidades y organismos del Estado corresponde al respectivo nominador, quien toma la decisión según las necesidades del servicio y con sujeción a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, según el cual, mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, y se les podrá dar por terminado el encargo mediante acto administrativo motivado.
4.3. QUIENES PUEDEN OPTAR POR UN ENCARGO: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1083 de 2015, el encargo como medio de provisión transitoria de los empleos de carrera en vacancia definitiva o temporal constituye un derecho preferencial de los empleados de carrera administrativa. En este sentido, los funcionarios en periodo de prueba, con nombramiento provisional o con nombramiento temporal, NO pueden ser sujeto de encargo.
En tal orden, para el otorgamiento del derecho de encargo se debe verificar inicialmente el empleo inmediatamente inferior, con el fin de establecer si existe un titular de carrera que acredite todas las condiciones y requisitos definidos por la norma. Así y en ausencia de servidor con calificación "Sobresaliente" en su última evaluación del desempeño laboral, el encargo recaerá en el servidor que en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás requisitos y cuente con calificación "Satisfactoria", procedimiento que deberá realizarse sucesivamente descendiendo en la planta de personal de la entidad.
Es preciso señalar que de acuerdo con la normatividad vigente en la materia, indica que sólo en caso que el funcionario con el empleo inmediatamente inferior no reúna la condiciones y requisitos, y que cuenten con las aptitudes necesarias para el encargo recaerá en funcionarios que cumpliendo los requisitos desempeñen el empleo inmediatamente inferior y así sucesivamente, hasta encontrar el candidato que pueda ocupar el cargo o, agotar la totalidad de la planta de personal, caso en el cual se podrá agotar la verificación respecto a los servidores de carrera que gocen de encargo, atendiendo para ello, la posición jerárquica que ocupan como titulares de derechos de carrera y no el empleo que ejercen en encargo.
Así mismo, cuando no exista servidor de carrera con derecho preferencial para ser encargado, por estricta necesidad del servicio las entidades podrán tener en cuenta a los servidores que acaban de superar el periodo de prueba, que, cumpliendo con los demás requisitos para el encargo, hayan obtenido una calificación "Sobresaliente" en la evaluación de dicho periodo de prueba o, en su defecto, una calificación "Satisfactoria".
4.4. REQUISITOS Y CONDICIONES PARA ACCEDER A UN ENCARGO: De acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, los servidores interesados en la posibilidad de acceder a un cargo con mayor grado o nivel mediante la figura de encargo, deberán cumplir los siguientes requisitos y condiciones para participar en el Proceso:
✔ El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad.
✔ Ser empleados públicos de carrera administrativa.
✔ Acreditar los requisitos para su ejercicio.
✔ Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo a encargar.
✔ No haber sido sancionados disciplinariamente en el último año
✔ Haber obtenido un puntaje sobresaliente en la última evaluación ordinaria definitiva. En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.
4.5. Para determinar si los funcionarios poseen las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo sujeto de encargo, se verificará el nivel de desarrollo obtenido en los compromisos comportamentales de la última evaluación anual definitiva del desempeño laboral, como criterio clasificatorio así:
NIVEL DE DESARROLLO
BAJO (4 a 6)
ACEPTABLE (7 a 9)
ALTO (10 a 12)
MUY ALTO (13 a 15)
4.6. El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la ley. Para el caso de los cargos del nivel asistencial grado 04, se enviará correo electrónico a los funcionarios que reúnen requisitos con el fin de que informen si se encuentran interesados en dichas vacantes.
4.7. Los jefes inmediatos deberán aplicar en estricto sentido la evaluación extraordinaria consagrada en el acuerdo 20181000006176 DEL 10-10-2018 ó en la norma vigente en la materia, cuando el funcionario encargado presente un desempeño deficiente, que afecte la prestación del servicio; para lo cual, deberá solicitar al nominador la autorización respectiva con el fin de proceder a evaluar de manera inmediata, con fundamento en las evidencias que soportan el desempeño del funcionario.
Esta calificación sólo podrá ordenarse después de transcurridos tres (3) meses desde la última calificación definitiva.
5. CRITERIOS DE DESEMPATE: Esta información debe ser adicional a la requerida para cumplir con los requisitos mínimos.
5.1 Educación Formal e informal: Se tendrá en cuenta la educación adicional, siempre y cuando se encuentre relacionada con las funciones y el propósito principal del cargo a proveer. (Esta valoración será máximo de 40 puntos).
5.1.1 Educación Formal.
PARA EL NIVEL PROFESIONAL: (La sumatoria de todos los títulos adicionales no podrá exceder el 30%.)
Doctorado: 30
Maestría: 25
Especialización: 20
Profesional: 10
PARA EL NIVEL TÉCNICO: (La sumatoria de todos los títulos adicionales no podrá exceder el 25%.)
Tecnología: 25
Técnico: 20
Especialización Tecnológica: 15
Especialización Técnico: 10
Profesional: 5
PARA EL NIVEL ASISTENCIAL: (La sumatoria de todos los títulos adicionales no podrá exceder el 20%.)
Tecnología: 20
Técnico: 15
Especialización Tecnológica: 10
Especialización Técnico: 10
5.1.2 Educación informal. Los certificados deberán estar relacionados con las funciones del cargo. Los certificados no podrán tener fecha de expedición mayor a 3 años de la fecha de valoración para proveer el cargo y deberán contener nombre o razón social de la institución, nombre del evento de capacitación, intensidad horaria, fecha en que se adelantó.
NIVEL PROFESIONAL (La sumatoria no podrá exceder 20 puntos)
160 ó mas horas: 20
Entre 120 y 159 horas: 15
Entre 80 y 119 horas: 10
Entre 40 y 79 horas: 6
Hasta 39 horas: 4
NIVEL TÉCNICO (La sumatoria no podrá exceder 25 puntos)
160 ó mas horas: 25
Entre 120 y 159 horas: 20
Entre 80 y 119 horas: 15
Entre 40 y 79 horas: 10
Hasta 39 horas: 5
NIVEL ASISTENCIAL (La sumatoria no podrá exceder 30 puntos)
160 ó mas horas: 30
Entre 120 y 159 horas: 25
Entre 80 y 119 horas: 20
Entre 40 y 79 horas: 15
Hasta 39 horas: 5
5.2. Educación para el trabajo y el desarrollo humano. Se calificará teniendo en cuenta el número total de programas certificados y relacionados con las funciones del empleo de la siguiente manera:
NIVEL PROFESIONAL:
FORMACIÓN ACADEMICA:
1 programa 2 puntos
2 o más programas 5 puntos
FORMACIÓN LABORAL:
1 ó mas 3 puntos
NIVEL TECNICO Y ASISTENCIAL
FORMACIÓN ACADEMICA:
1 ó mas 3 puntos
FORMACIÓN LABORAL:
1 programa 2 puntos
2 o más programas 5 puntos
NOTA: Los programas de Formación Laboral corresponden a mínimo 600 horas, y los de formación académica mínimo 160 horas.
5.2 Experiencia relacionada con las funciones y el propósito del empleo a proveer (Esta valoración será máximo de 30 puntos). Esta experiencia debe ser adicional a la valorada en los requisitos básicos.
NÚMERO DE MESES DE EXPERIENCIA RELACIONADA:
49 meses o más: 30
Entre 37 y 48 meses: 25
Entre 25 y 36 meses: 20
Entre 13 y 24 meses: 15
De 1 a 12 meses: 10
5.3 HABILIDADES Y APTITUDES:
NIVEL DE DESARROLLO
BAJO (4 a 6) = 4 Puntos
ACEPTABLE (7 a 9) = 6 Puntos
ALTO (10 a 12) = 8 Puntos
MUY ALTO (13 a 15) = 10 Puntos
5.4 ANTIGUEDAD: Se evaluará teniendo en cuenta la antigüedad del funcionario en la planta de cargos de la Administración Central Municipal, en cualquier tipo de nombramiento de manera continua: (Su valoración máxima es de 5 puntos). Se valora el mayor número de años, así:
AÑOS Y VALORACIÓN
Entre 1 y 5 años: 1
Mas de 5 y hasta 10 años: 2
Mas de 10 y hasta 15 años: 3
Mas de 15 y hasta 20 años: 4
Más de 20 años: 5
5.5 En caso de presentarse empate en el estudio de los criterios de desempate, el funcionario que haya obtenido el mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral, será quien obtenga el derecho a ser encargado.
Si continua el empate obtendrá el derecho el funcionario que haya sufragado en las últimas elecciones del orden territorial o nacional.
De continuar el empate, se decidirá a la suerte por medio de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de la Entidad, entre ellos la Unidad de Control Interno.
5.6 La Plataforma SIABIP donde reposa la Formación Académica de cada funcionario, será el único medio a tener en cuenta para realizar el análisis de la información y la verificación de requisitos académicos. Por ende, es responsabilidad de cada funcionario, mantener dicho aplicativo con la información completa y correcta, pues la carencia de estos soportes allí, NO es subsanable en ninguna etapa del proceso.
5.7 EN CASO DE LOS EMPLEOS CORRESPONDIENTES AL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS SE DEBEN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES PRECISIONES:
Atendiendo el decreto 256 de 2013 Por el cual se establece el Sistema Específico de Carrera para los Cuerpos Oficiales de Bomberos, para los encargos en los empleos operativos del cuerpo oficial de Bomberos no se aplicará el numeral 4.5 de este procedimiento atendiendo los requisitos establecidos en el artículo 13 del decreto 256 de 2013. Es de aclarar que el presente procedimiento regula situaciones administrativas de encargos mas no de ascensos, los cuales deben ser tramitados por la CNSC.
Para el otorgamiento del derecho de encargo en el EMPLEO DE BOMBERO se debe verificar que el funcionario cumpla con los requerimientos de estudio, experiencia y supere el curso concurso en sus componentes médico, académico, operativo y de conducción (requisitos exigidos en el Manual de funciones vigente), No haber sido sancionados disciplinariamente en el último año, Haber obtenido un puntaje sobresaliente en la última evaluación ordinaria definitiva. En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.
Para determinar si los funcionarios poseen las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo sujeto de encargo, primero se realizará una prueba de aptitud física y mental, la cual es eliminatoria y estará a cargo de la Oficina de Salud y Gestión de Seguridad en el Trabajo; posteriormente, se realizará un curso concurso con tres componentes: académico, operativo y conducción.
El curso concurso estará a cargo del Cuerpo Oficial de Bomberos.
La prueba académica es clasificatoria y se aprobará con un 70%, la prueba operativa es eliminatoria y se aprobará con un 70%, la prueba de conducción es eliminatoria y se aprobará con un 70%.
Las pruebas tendrán un peso así:
Académica: 30%
Operativa: 30%
Conducción: 40%
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